Medlemsregister för förening: avgifter och exempel

Ett medlemsregister för en förening behöver visa vilka som är med, vilken period avgiften avser och vilka betalningar som återstår. Börja med en enkel uppdelning: medlemskap i en lista och årets avgifter i en annan. Här går vi igenom tio medlemmar, en nyregistrering och tre obetalda avgifter.

Bestäm vilka uppgifter ni faktiskt behöver

För en liten lokal förening kan namn, kontaktväg, medlemstyp, inträdesdatum och status räcka långt. Lägg bara till fler uppgifter när ni vet varför de behövs. Att mallen har ett fält för födelsedatum eller adress betyder inte att varje förening måste fylla i det.

IMY:s vägledning för föreningar gäller även medlemsregister i Excel. Dokumentera ändamål och rättslig grund för behandlingen, informera medlemmarna och bestäm vem som behöver åtkomst. Ett kalkylblad blir inte automatiskt GDPR-anpassat för er verksamhet genom en viss rubrik.

Tio medlemmar och årets avgifter

I vårt fiktiva exempel har föreningen beslutat om 500 kr i årsavgift för den aktuella medlemstypen. Samma avgift gäller den nya medlemmen enligt föreningens beslut; det är inget generellt råd om hur delårsavgifter ska beräknas. Namnen och betalningarna är exempel.

Tio avgifter ger ett förväntat belopp på 5 000 kr. Sju betalningar ger 3 500 kr. Kvar att följa upp är 1 500 kr för tre personer. ”Påminnelse” är fortfarande obetalt; räkna inte bara rader som exakt heter ”Obetald”.

Registrera den nya medlemmen en gång

1. Kontrollera om Leo redan finns med annan stavning eller kontaktadress.
2. Registrera medlemstyp, inträdesdatum och rätt medlemsstatus i Medlemslista.
3. Kontrollera att rätt person och avgift visas i Avgifter för det valda året.
4. Skicka betalningsinformation enligt föreningens rutin och ange en tydlig betalningsreferens.
5. Markera betald först när betalningen har identifierats och stämts av.

Om någon annan betalar för Leo behöver betalningsreferensen ändå visa vem avgiften avser. Två personer med samma förnamn är ett bra skäl att använda en konsekvent medlemsreferens. Undvik personnummer som enkel genväg om det inte finns ett motiverat behov.

Följ upp de tre avgifterna utan att ändra historiken

David har ännu inte betalat, Maja har fått en påminnelse och Leo har precis gått med. De behöver inte samma meddelande. Kontrollera först bankunderlaget så att en betalning utan rätt referens inte leder till en felaktig påminnelse.

När Maja betalar ändras årets avgiftsstatus till Betald och betalningsmetoden dokumenteras. Spara betalningsreferensen i föreningens underlag. Om Maja senare lämnar föreningen ska det dokumenteras som ett utträde; det betyder inte att årets redan genomförda betalning ska raderas ur bokföringen.

Så används avgiftsfliken i mallen

I Inställningar väljer ni föreningsuppgifter, medlemstyper och år för uppföljning. Medlemslista innehåller person- och medlemsuppgifter. Avgifter hämtar namn och avgifter och har separata årsstatusar. Dashboard ger en översikt.

Kontrollera att manuella betalningsstatusar fortfarande hör till rätt medlem om listan sorteras eller medlemmar flyttas. Sortera inte en enda namnkolumn separat. Gör en kopia före större ändringar och stäm av några kända betalningar efteråt.

Medlemsregistret ersätter inte kassaboken

Avgiftslistan visar vem betalningen gäller och om den kommit in. Kassaboken eller bokföringen visar föreningens ekonomiska händelser. I exemplet ska de sju betalningarna kunna följas till bankunderlaget och sammanlagt 3 500 kr. Se exemplet på kassabok och månadsavstämning.

Planera förnyelse, avstämning och påminnelser i föreningens årshjul. En samfällighets uttaxering följer en annan ordning; den behandlas separat i guiden om debiteringslängd och andelstal.

Spara lagom mycket och begränsa åtkomsten

IMY beskriver information, säkerhet och registerrutiner. Bestäm vilka uppgifter som behövs efter utträde, varför och hur länge. Bokföringsunderlag och ett aktivt kontaktregister kan ha olika bevarandebehov. Låt inte hela registret gå runt som en öppen mejlbilaga. Driver ni även ett företag med anställda och kunder visar vårt exempel på registerförteckning enligt GDPR hur ett register över behandlingar kan se ut.

Mallen har samtyckesfält. Använd dem när samtycke är rätt rättslig grund för den aktuella behandlingen, inte som ett generellt krav för all medlemsadministration. Dela ett begränsat utdrag när någon bara behöver en deltagarlista.