Reseräkning: exempel med utlägg, traktamente och förskott

En reseräkning ska förklara resan och visa vad som återstår att betala till den anställda. Utlägg, traktamente och reseförskott är olika delar. Här räknar vi ett tvådagars kundbesök från kvitton till slutligt belopp och visar hur underlagen kan samlas i Excel.

Skriv resans uppgifter först

I vårt fiktiva exempel reser en anställd från Stockholm till ett kundbesök i Göteborg den 15 september 2026 klockan 08.00. Hemkomsten är den 16 september klockan 20.00. Resan gäller installation och genomgång av ett kundsystem. En hotellnatt ingår.

I den riktiga reseräkningen anges person, arbetsgivare, resmål, syfte, tider och övernattningsuppgifter. Koppla kvitton till samma resa. Resan i exemplet ligger mer än 50 kilometer från både bostad och ordinarie arbetsplats och varar kortare än tre månader.

1. Summera det den anställda faktiskt lagt ut

Beloppen är egna räkneexempel, inte marknadspriser. Vi antar att utgifterna är godkända arbetsrelaterade kostnader och att kvittona finns. Om hotellet i stället är betalt med företagskort ska det inte samtidigt ersättas som ett privat utlägg.

I Övriga utlägg anges datum, beskrivning, kategori, belopp och moms. Läs momsen på respektive underlag; använd inte samma procentsats för alla utgifter. En matematisk momsuppdelning i Excel avgör inte om arbetsgivaren har avdragsrätt.

2. Beräkna traktamente separat

Skatteverket beskriver villkoren för skattefritt traktamente. Bland annat behövs övernattning och en resa utanför den vanliga verksamhetsorten. Ett traktamente för en dagstur utan övernattning blir inte skattefritt bara för att arbetsgivaren kallar det traktamente.

För 2026 är helt inrikes traktamente 300 kr. Avresedagen är hel om resan börjar före klockan 12 och hemkomstdagen hel om resan avslutas efter klockan 19. I vårt exempel ger tiderna därför två heldagar. Hotellets frukost den andra dagen medför ett avdrag på 60 kr. Se Skatteverkets belopp och måltidsregler.

Vi antar att inga andra fria måltider ingår. Hotellfrukost som obligatoriskt ingår i rumspriset minskar traktamentet men är normalt undantagen från kostförmånsbeskattning. Andra betalda måltider kan även ge kostförmån. Bedöm den frågan separat i lönehanteringen. Se Skatteverkets undantag från kostförmån.

3. Dra av förskottet från utbetalningen

Förskottet är en tidigare betalning. Det ska inte skrivas som en negativ hotellkostnad eller minska underlagets kvitton. Dokumentera utbetalningsdatum och referens för förskottet och stäm av det mot totalsumman. Arbetsgivarens avtal eller resepolicy avgör vad den anställda har rätt till; en skattemässig schablon är inte ett löfte om ersättning.

Så använder du flikarna i Reseräkning Excel

1. Inställningar: fyll i person, arbetsgivare och relevant år.
2. Traktamentestabell: kontrollera de satser som gäller för resan.
3. Resor: registrera land, avresa, hemkomst och fria måltider. I exemplet blir det en fri frukost och inga nätter med egen logi.
4. Övriga utlägg: registrera de tre kvittona och tydliga hänvisningar till resan.
5. Sammanställning: jämför totalsumman med dina underlag.
6. Avstämningsnotering: dra av det dokumenterade förskottet och ange slutlig betalningsreferens.

Den granskade filen har ingen separat förskottskolumn. Gör därför en tydlig slutavstämning vid sidan av sammanställningen. Resans syfte och kvittoreferenser behöver också finnas i det samlade underlaget även där de inte har egna kolumner i resefliken.

Kontrollera dessa fel innan du skickar vidare

• Samma kvitto finns både som privat utlägg och företagsbetald kostnad.
• Frukost eller konferenslunch har inte tagits med i måltidsuppgifterna.
• Nattraktamente har räknats trots att logi ersätts mot hotellkvitto.
• Förskottet saknas i slutavstämningen.
• En utlandsresa har beräknats med en svensk schablon.

För resor med bil: använd veckorexemplet för körjournal och kontrollera Skatteverkets underlagsuppgifter. Belopp och särskilda bilvillkor behandlas i guiden om milersättning. Planera arbetsgivarens utbetalningar i likviditetsbudgeten.