Gantt-schema i Excel: planera och hantera en försening

Ett Gantt-schema i Excel visar när aktiviteter börjar och slutar. För att kunna hantera en försening behöver du dessutom veta vilka uppgifter som väntar på andra. Här bygger vi en liten projektplan och visar exakt vilka datum som flyttas när designarbetet tar två dagar extra.

Börja med sex tydliga leveranser

Exemplet gäller en mindre webbpublicering. Vi använder kalenderdagar för att visa beräkningen, även över helger. Det är ett räkneexempel och ingen rekommendation om arbetstider. I en verklig bemannad plan behöver tillgängliga arbetsdagar och ledighet läggas in i datumen.

Avgränsa uppgifterna efter ett resultat som går att godkänna. ”Jobba med webbplats” säger för lite. ”Design godkänd av beställaren” ger en tydlig slutpunkt och visar när nästa aktivitet får börja.

Skapa själva Gantt-vyn

Microsoft visar hur ett Gantt-schema kan byggas med ett liggande stapeldiagram i Excel. Du behöver aktivitetsnamn, startdatum och varaktighet. I en sådan lösning formateras startserien utan fyllning, så att längden på den synliga stapeln motsvarar varaktigheten.

ExcelKontrolls mall har en färdig GANTT-vy. I AKTIVITETER anger du aktivitet, fas, ansvarig, startdatum och slutdatum. Varaktigheten räknas som slutdatum minus startdatum plus ett. Den är alltså kalenderdagar inklusive både start- och slutdagen.

Vad händer när B blir två dagar sen?

Designen avslutas den 11 oktober i stället för den 9:e. C kan inte börja förrän B är klar, så C flyttas till 12–16 oktober. E väntar på både C och D. Texterna är redan klara, men bygget håller nu teststarten till den 17:e.

Det nya slutdatumet blir 19 oktober. Att bara färga B röd utan att ändra C, E och F skulle lämna en missvisande plan. Om beställaren vill behålla den 17:e behöver ni besluta om en verklig åtgärd, exempelvis ändrad omfattning, och pröva att den är genomförbar.

Den kritiska linjen i det här exemplet

A–B–C–E–F styr slutdatumet. Före förseningen omfattar den kedjan 2 + 3 + 5 + 2 + 1 = 13 kalenderdagar. D löper parallellt och slutar den 10:e, medan den skulle kunna vara klar den 14:e utan att ensam senarelägga teststarten. Det ger fyra kalenderdagars tidsmarginal i just den ursprungliga modellen.

Microsofts beskrivning av kritisk linje förklarar sambandet mellan aktiviteter utan tidsmarginal och projektets slutdatum. Källan beskriver Project-funktioner; dessa funktioner ska inte förväxlas med automatiken i Excel-mallen. Här identifierar vi kedjan manuellt.

Uppdatera planen i rätt ordning

1. Spara en kopia av den överenskomna planen innan du ändrar datumen.
2. Skriv orsaken till förseningen och datum för beslutet i Kommentar.
3. Ändra den försenade aktiviteten och följ varje dokumenterat beroende.
4. Kontrollera att samma ansvariga person inte dubbelbokats.
5. Uppdatera milstolpar och stäm av den nya leveransdagen med beställaren.
6. Kontrollera att Gantt-vyn visar de datum som står i AKTIVITETER.

Tre fel som ett snyggt diagram inte upptäcker åt dig

• Uppgiften är markerad klar fast leveransen inte är godkänd. Skriv vad ”klar” betyder.
• Två parallella aktiviteter kräver samma person hela dagen. Granska kapaciteten separat. Hur det kan göras visar vårt exempel på beläggning för ett team med fem personer.
• En slutdag flyttas men bokad kontroll eller leverantörsleverans ligger kvar. Följ även externa beroenden.

Planera frånvaro med semesteröversikten och kontrollera faktiskt nedlagd tid med tidrapporteringen. Om du fortfarande väljer verktyg finns en separat jämförelse av projektverktyg. Den här guiden handlar om att bygga och underhålla själva planen. Behöver du även mål, budget och risker för hela projektet, se vårt projektplan exempel för ett litet byggprojekt.

Spara även en daterad utskrift av den överenskomna tidslinjen. Microsofts vägledning om utskriftsskala visar hur kolumnerna kan rymmas utan att texten blir oläsbar.