Projektplan i Excel vs Trello, Monday & Asana – årlig jämförelse för småföretag
Behöver ditt team verkligen ett SaaS-verktyg för 12 000+ kr per år – eller räcker en professionell Excel-mall som du köper en gång?
När du söker efter ett projektverktyg för ditt småföretag möts du av en uppsjö av SaaS-alternativ – Trello, Monday, Asana, ClickUp, Wrike. Alla lovar bättre översikt och snabbare leveranser. Men vad ingen av dem nämner är den årliga notan: för ett team på tio personer 6 000–30 000 kr år efter år, för funktioner som de flesta team under 15 personer aldrig använder.
I den här jämförelsen ställer vi Excel-baserad projektplanering mot de tre största SaaS-verktygen – ärligt, med riktiga priser och konkreta för- och nackdelar. Ingen av dem är perfekt för alla – men för många svenska småföretag är svaret kanske enklare än du tror.
De fyra alternativen i korthet
Funktion för funktion: vad får du för pengarna?
Här jämför vi de funktioner som småföretagare faktiskt använder. Inte enterprise-funktioner för 500-personers organisationer.
| Funktion | Trello | Monday | Asana | Excel |
|---|---|---|---|---|
| Gantt-schema / tidslinje | Premium | Betald | ||
| Kanban-vy | ||||
| Budgetuppföljning | Pro | |||
| Riskmatris | ||||
| Resurstilldelning | Pro | Betald | ||
| Offline-åtkomst | ||||
| Realtidssamarbete | Delad fil | |||
| Mobilapp | Excel-app | |||
| Notifikationer / påminnelser | ||||
| Data på din dator (GDPR) | Moln | Moln | Moln |
Sammanfattning: SaaS-verktygen vinner på realtidssamarbete, notifikationer och mobilappar. Excel vinner på budget, riskhantering, resurstilldelning och datakontroll. För team som inte behöver chatta i verktyget utan planerar projektet i ”ett svep” – är Excel ofta det smartare valet.
Årskostnad för 10 användare – den siffra SaaS-företagen helst döljer
Månadspriser per användare låter låga. Men multiplicera med antalet personer och 12 månader – och bilden förändras. Här är årskostnaden för ett team på 10 personer:
Årskostnad – 10 användare
Listpriser i USD vid årsbetalning (oktober 2026), omräknade med 10 kr per dollar och avrundade. Kontrollera aktuella priser och växelkurs innan du bestämmer dig.
På tre år betalar ett team på tio personer alltså ungefär 18 000–90 000 kr för ett SaaS-verktyg. Excel-mallen köper du en gång och betalar sedan inget mer för.
Naturligtvis är det inte bara priset som avgör. Men för ett team på 5–15 personer som hanterar 2–5 projekt åt gången behöver du fråga dig: använder vi verkligen de funktioner vi betalar för? Om svaret är ”mest Gantt och uppgiftslistor” – räcker Excel mer än väl.
Behöver du bara en tidslinje med milstolpar räcker Tidsplan Excel med Gantt-schema vecka för vecka. Vill du fördela timmar per person och se vem som är överbelastad finns Resursplanering Mall Excel med en heatmap för beläggningsgrad per vecka. Hur beläggningen räknas fram visar vårt räkneexempel med fem personer och tre projekt.
När väljer du vad? Ärlig rekommendation
Det finns inget verktyg som är bäst för alla. Här är vår ärliga bedömning:
Team under 15 personer
- Ni behöver Gantt, budget och riskhantering i samma verktyg
- Projektledaren uppdaterar planen – inte hela teamet samtidigt
- Ni vill äga er data lokalt (GDPR-säkert)
- Budgeten är begränsad och ni vill undvika månadskostnader
- Ni jobbar med långre projekt (bygg, produktutveckling, event)
Över 20 personer, distribuerade team
- Hela teamet behöver uppdatera uppgifter i realtid
- Ni jobbar med korta sprintar (agilt/scrum)
- Automatiserade arbetsflöden är affärskritiska
- Teamet är spritt över flera tidszoner
- Ni har budget för 10 000+ kr/år i verktyg
Det som överraskar många: de flesta svenska småföretag hamnar i den vänstra kolumnen. Enligt Tillväxtverket har 96 % av alla svenska företag färre än 10 anställda. För dem är ett SaaS-verktyg ofta överdimensionerat – och onödigt dyrt.
Planera nästa projekt utan månadsavgift
Projektplan Excel samlar aktivitetsplan, Gantt-schema med veckonummer, riskanalys 5×5, arbetsmiljöregister, styrgrupp och projektteam, ekonomiöversikt med budget mot faktisk kostnad och en dashboard som uppdateras när planen ändras. Se bladen och skärmbilderna innan du bestämmer dig.
Planera projektet i Excel