Underhållsplan för BRF: K3, 50 år och finansiering

En underhållsplan för en BRF behöver svara på tre frågor: vad behöver åtgärdas, när behöver det göras och hur ska föreningen betala? Kravet på en teknisk 50-årsplan och övergången till K3 är två olika frågor. Här reder vi ut dem och visar hur styrelsen kan pröva finansieringen innan nästa stora underhållsåtgärd.

K3 gäller från räkenskapsår som börjar 2026

Enligt Bokföringsnämnden ska alla bostadsrättsföreningar och bostadsföreningar använda K3 för räkenskapsår som inleds efter den 31 december 2025. Ett kalenderårsföretag börjar alltså med räkenskapsåret 2026. Det är inte ett generellt krav från 2025.

Underhållsplanens komponenter kan vara underlag i arbetet med byggnadens redovisning. Men att ange ett underhållsår i Excel fastställer inte en redovisningsmässig nyttjandeperiod. Stäm av komponentindelning, avskrivningar och övergången till K3 med föreningens ekonomiska förvaltare.

När behövs en teknisk underhållsplan för 50 år?

Boverket beskriver kravet på en teknisk underhållsplan i den ekonomiska planen. Den ska omfatta 50 år, vara komponentuppdelad och omfatta föreningens byggnader och mark. Åtgärder, tidpunkter och uppskattade kostnader ska framgå.

Det är därför missvisande att skriva att varje befintlig BRF måste skapa en ny 50-årsplan enbart på grund av K3. En befintlig förening kan däremot behöva upprätta en ny ekonomisk plan i vissa situationer. Då måste den ekonomiska planen vara komplett, inklusive den tekniska underhållsplanen.

Börja med fastighetens underlag

1. Samla ritningar, tidigare besiktningar, serviceprotokoll och historik över större åtgärder.
2. Lista komponenterna: exempelvis tak, fasad, fönster, stammar, ventilation, hiss och mark.
3. Beskriv skicket och vad bedömningen bygger på. Ange ”behöver undersökas” där underlag saknas.
4. Sätt åtgärd och preliminärt år. Skilj en akut skada från ett planerat framtida byte.
5. Hämta aktuella offerter för stora poster och ange prisnivå, momsbehandling och vad som ingår.

Generella livslängder kan ge en första sortering, men de är ingen besiktning. Två tak av samma material kan ha olika återstående livslängd. Lägg en ansvarig och ett datum på varje komplettering som behövs, så att osäkerheten inte försvinner i en kommentar.

Ett årsgenomsnitt kan dölja ett betalningsproblem

Det tidigare räkneexemplet med 24 lägenheter, 1 800 m² och 6 000 000 kr i planerade åtgärder över 30 år ger ett genomsnitt på 200 000 kr per år. Det motsvarar cirka 111 kr/m² och år. Men genomsnittet säger inte om pengarna finns när åtgärderna ska betalas.

Pröva därför betalningarna år för år. Följande fristående exempel räknar i dagens prisnivå, utan ränta, inflation eller nya lån. ”Årligt tillskott” betyder pengar som verkligen kan behållas för underhåll efter övriga betalningar.

År 2029 saknas 800 000 kr i den här förenklade prognosen. Styrelsen behöver undersöka finansiering i förväg: större löpande sparande, ändrad tidplan där det är tekniskt möjligt eller lån med bedömd ränta och amortering. Ett negativt saldo är ett beslutsunderlag, inte ett förslag att skjuta upp nödvändigt underhåll.

Underhållsfonden är inte ett bankkonto

Skilj redovisad fond för yttre underhåll från disponibla pengar. En omföring inom eget kapital skapar ingen inbetalning till banken. Följ därför både fondens redovisning och likviditeten. BFN:s vägledning om BRF-upplysningar och kassaflödesanalys hjälper till att skilja årsresultat från hur likvida medel förändras.

Vill ni fördjupa betalningsplaneringen finns ett konkret exempel i vår guide om resultatbudget och likviditetsbudget. Anpassa kategorierna till föreningens ekonomi; ett företagsbudgetexempel är inte en färdig BRF-redovisning.

Så använder ni arbetsboken i styrelsearbetet

Börja i INSTÄLLNINGAR och för sedan in byggnadsdelarna i KOMPONENTLISTA. Koppla åtgärd, intervall och kostnadsunderlag till respektive komponent. Granska UNDERHÅLLSPLAN och AVSÄTTNING tillsammans: finns det kostnadstoppar som kräver ett särskilt beslut?

Spara en daterad version före styrelsemötet. Efter mötet dokumenterar ni vilka antaganden och åtgärder som ändrats. Lägg nästa genomgång i föreningens årshjul. För nya ledamöter ger checklistan för första året i BRF-styrelsen en bredare överblick.