Projektplan exempel: ifylld plan för ett litet byggprojekt i Excel

Ett bra projektplan exempel visar mer än ett tidsschema. Här fyller vi i en plan för en fiktiv kontorsombyggnad på tolv veckor: mål och avgränsning, vem som ansvarar för vad, åtta aktiviteter med tre milstolpar, en budget som summerar till 850 000 kr med reserv, fyra bedömda risker och arbetsmiljön i samma plan.

Vad en projektplan ska svara på

En projektplan är ett beslutsunderlag och ett arbetsverktyg. Den ska kunna läsas av beställaren, styrgruppen och de som utför arbetet, och svara på samma frågor för alla:

• Varför görs projektet och vad är målet?
• Vad ingår – och vad ingår inte?
• Vem ansvarar för vad, och vem fattar beslut?
• När ska aktiviteter och milstolpar vara klara?
• Vad kostar det och hur stor är reserven?
• Vad kan gå fel och vad gör vi åt det i förväg?

En vanlig miss är att projektplanen bara blir ett tidsschema. Tidsplanen är en del av planen, men utan mål, avgränsning, budget och risker blir det svårt att fatta beslut när något ändras. I den här guiden fokuserar vi på hela planen. Hur du hanterar en försening i själva schemat visar vi i guiden om Gantt-schema och försening.

Exempel: ombyggnad av ett kontor på tolv veckor

Exemplet är fiktivt. Kvarnby Fastigheter AB bygger om plan 3 i en kontorsfastighet åt en hyresgäst. Innerväggar, golv och undertak rivs, el och VVS dras om och lokalen målas och får nya golv. Projektledaren Sara Nordin planerar arbetet under vecka 2–13 år 2027, det vill säga tolv veckor från startmöte till inflyttning.

Mål, avgränsning och organisation

Mål. Formulera målet så att det går att avgöra om det är uppnått: ”Plan 3 är ombyggd enligt hyresgästens godkända planlösning, slutkontrollerad och klar för inflyttning senast 2 april 2027 inom en budget på 850 000 kr.” Det innehåller resultat, tid och kostnad.

Avgränsning. Skriv lika tydligt vad som inte ingår. I exemplet ingår inte möbler, IT-nätverk eller hyresgästens flytt av utrustning. Det låter självklart, men det är ofta just här ändringar och tilläggsarbeten uppstår. Bestäm också hur ändringar hanteras: i exemplet ska ändrade önskemål beslutas skriftligt i styrgruppen innan de utförs.

Kommunikation. Skriv kort hur informationen ska gå: byggmöte varannan vecka med protokoll, en kontaktperson hos hyresgästen och ett veckobrev till verksamheten på plan 2 om bullriga arbeten. Det tar några rader i planen men sparar många samtal under projektet.

Bas-P och Bas-U är byggarbetsmiljösamordnare. Enligt Arbetsmiljöverket ska byggherren utse en lämplig Bas-P och en lämplig Bas-U, och byggherren behåller ansvaret även om uppgifterna överlåts. Skriv in dem i organisationen så att alla vet vem som samordnar arbetsmiljön.

Aktiviteter och milstolpar

Dela upp projektet i aktiviteter som har en ansvarig, ett start- och slutdatum och ett tydligt resultat. Åtta aktiviteter räcker för ett projekt av den här storleken. Parallella installationer är vanliga: el, VVS och byggarbeten pågår samtidigt under februari, vilket kräver samordning på plats.

Ange veckor eller datum som går att följa upp. ”Under våren” räcker inte; ”vecka 5–8” gör det möjligt att se om aktiviteten ligger efter. Status uppdateras vid varje byggmöte: Ej påbörjad, Pågår, Klar eller Försenad. Försenad sätts när en aktivitet inte kommer att bli klar till slutdatumet, inte först när datumet har passerat. Det ger styrgruppen tid att agera.

Milstolpar är tidpunkter då något ska vara färdigt och kontrollerat, inte aktiviteter. Exemplet har tre:

1. Vecka 4 – rivning klar. Därefter kan installationerna börja.
2. Vecka 8 – installationer klara. El och VVS är klara och kontrollerade innan väggar och undertak stängs.
3. Vecka 13 – inflyttning. Slutkontrollen är gjord och eventuella anmärkningar åtgärdade.

Koppla gärna kontrollerna till milstolparna. Installationerna ska till exempel vara kontrollerade innan de byggs in; hur en sådan kontroll dokumenteras visar vårt exempel på egenkontroll i bygg.

Budget per del och oförutsett

Budgetera per aktivitet eller delentreprenad, inte bara en totalsumma. Då ser du direkt var en avvikelse uppstår. Lägg också till en reserv för oförutsett som ägs av projektägaren – inte av projektledaren – så att det är tydligt att reserven kräver ett beslut.

Kontrollräkning: 60 000 + 180 000 + 140 000 + 320 000 + 70 000 = 770 000 kr för arbetena, plus 80 000 kr i reserv = 850 000 kr. Reserven motsvarar drygt 9 procent av den totala budgeten och drygt 10 procent av arbetskostnaden. Hur stor reserv som är rimlig beror på hur mycket som är okänt; i en ombyggnad av en äldre lokal är dolda skador en vanlig orsak till tilläggsarbeten.

Följ upp faktisk kostnad per aktivitet under projektets gång och jämför med budgeten. När en del går över budget ska det synas tidigt, så att styrgruppen kan välja mellan att använda reserven, minska omfattningen eller acceptera en högre kostnad.

Bestäm också hur ofta budgeten följs upp. I ett projekt på tolv veckor räcker det ofta med en genomgång varannan vecka i samband med byggmötet, plus en extra kontroll vid varje milstolpe. Skriv in faktisk kostnad när fakturan är attesterad, inte när den betalas, så att uppföljningen inte släpar efter. Beställda men ännu inte fakturerade arbeten, till exempel elcentralen, kan noteras i kommentaren så att du inte räknar med pengar som redan är intecknade.

Risker och arbetsmiljö i samma plan

Riskerna i en projektplan handlar om vad som kan hota mål, tid och budget. Bedöm varje risk med sannolikhet (S) och konsekvens (K) på en skala 1–5. Riskvärdet är S × K. I mallen gäller 1–4 Låg, 5–9 Medel, 10–16 Hög och 17–25 Kritisk.

Den högsta risken, sen elleverans, får en åtgärd som syns i tidsplanen: beställningen görs redan vecka 2. Det är så risker och aktiviteter ska hänga ihop.

Arbetsmiljörisker för dem som utför arbetet är en annan sak än projektrisker, men de hör hemma i samma planering. Enligt Arbetsmiljöverkets vägledning om arbetsmiljöplan behövs nästan alltid en arbetsmiljöplan, även i små byggprojekt, om något av de 13 arbetena med särskild risk förekommer, till exempel risk för fall från mer än två meters höjd. I exemplet anges arbetsmiljönivå och åtgärd per aktivitet i aktivitetsplanen – rivning har nivån Hög på grund av damm, buller och risk för asbest i äldre material – och arbetsmiljöplanen ska vara klar före start.

Så för du in planen i Projektplan Excel

1. Inställningar: projektnamn, företag, projektledare, start- och slutdatum.
2. Aktivitetsplan: aktivitet, start, slut, ansvarig, status, budget, faktisk kostnad, färdigt i procent, arbetsmiljönivå och åtgärd. Veckonumret räknas fram från startdatumet.
3. Tidslinje: Gantt-schemat fylls i automatiskt per vecka och färgas efter status.
4. Ekonomi: total budget, använt, kvar och förbrukning, samt avvikelse per aktivitet.
5. Riskhantering: risk, S, K, status, ägare och åtgärd. Värdet räknas fram och riskmatrisen visar skalan.
6. Team: styrgrupp och projektteam med roll och kontaktuppgifter.
7. Översikt: antal aktiviteter per status och budget mot förbrukat.

Två saker att känna till. Mallen har inget separat fält för milstolpar; ange dem som slutdatum för aktiviteterna, som i exemplet, eller som egna korta rader. Reserven för oförutsett läggs som en egen rad utan datum så att den räknas in i totalbudgeten. Tidslinjen visar vecka 1–40 i kalenderåret, vilket passar ett projekt under årets första tre kvartal. Jämför du Excel med webbverktyg som Trello eller Asana, läs vår jämförelse av projektplan i Excel och webbtjänster. Behöver du bara en enkel tidsplan finns en separat mall för tidsplan med milstolpar.