Körjournal i Excel: ifylld vecka och avstämning

En körjournal blir lättare att stämma av när nästa resa börjar på samma mätarställning som den förra slutade. Här fyller vi i en veckas tjänsteresor och privata resor och kontrollerar att summan stämmer mot bilens mätare. Fokus ligger på underlaget, inte på att räkna samma milersättning en gång till.

Vad behöver finnas i underlaget?

Skatteverket rekommenderar bland annat bilens registreringsnummer, aktuellt år, mätarställning vid årets början och slut samt datum och mätarställningar för resorna. För tjänsteresor behövs start- och slutadress, syfte och uppgifter om besökta platser, företag eller kontaktpersoner.

Skriv exempelvis ”Service av kundens skrivare, order 104” i stället för bara ”jobb”. Noteringen ska göra resan begriplig i efterhand. Registrera inte fler privata detaljer än underlaget behöver; det viktiga här är att resans typ och körsträcka kan följas.

Veckoexempel med en sammanhängande mätare

Vår fiktiva bil börjar veckan på 50 000 km och slutar på 50 184 km. Adresserna i tabellen är förkortade etiketter för att göra räkningen läsbar. I en riktig körjournal skriver du faktiska start- och slutadresser och relevant besöksinformation.

Varje körning har en egen rad. Mätarvärdena är konstruerade för räkneexemplet; i journalen använder du bilens verkliga avläsningar. Gissa inte mellanliggande värden för att fylla en lucka.

Kontrollera veckans tre summor

Här stämmer resorna mot mätaren. Om journalen i stället summerar till 166 km saknas 18 km i underlaget. Leta då efter en utelämnad sträcka, fel mätarvärde eller en körning som registrerats på fel period. Lägg inte till en påhittad tjänsteresa för att få kontrollsumman att gå ihop.

Pendling är inte automatiskt en tjänsteresa

Resor mellan bostaden och den ordinarie arbetsplatsen räknas som privata i den bilförmånssituation som Skatteverket beskriver. Vilket tjänsteställe en person har är därför viktigt. Ett annat upplägg, exempelvis arbete på flera platser, behöver bedömas utifrån sina faktiska omständigheter.

Gränsen högst tio privata tillfällen och högst 100 mil per kalenderår gäller frågan om ringa privat användning av arbetsgivarens bil; båda villkoren ska vara uppfyllda. Den är inte en allmän gräns för hur en privatägd bil får användas. Veckotabellen visar inte att något helt års villkor är uppfyllda.

Så fyller du i Körjournal Excel

1. Inställningar: kontrollera fordon, år och mätarställning vid årets början.
2. Körjournal: registrera datum, typ, startadress, slutadress och mätare start/slut.
3. Komplettera tjänsteresorna med ett konkret syfte och besöksuppgifter.
4. Kontrollera beräknade kilometer och mil. Svensk mil är tio kilometer.
5. Stäm av Månadsöversikt och Årssammanfattning mot mätaruppgifter och sparat underlag.

Excel-filen har ingen verifierad GPS-registrering. Resorna behöver anges manuellt. Lägg därför in dem medan underlaget är lätt att hitta, gärna samma dag. Om flera förare använder samma bil måste ni även kunna koppla varje resa till rätt förare i ett kompletterande underlag.

Koppla journalen till rätt uppgörelse

En körjournal visar körningen. Den avgör inte ensam om ett visst belopp ska betalas eller hur det ska beskattas. Se guiden om milersättning 2026 för ersättningsfrågor och exemplet på reseräkning för andra utlägg och förskott.

Skatteverkets arbetsgivarinformation beskriver aktuella ersättningsvillkor. Om journalen innehåller anställdas uppgifter behöver den också hanteras med lämplig åtkomst och ett bestämt ändamål. Följ den ordinarie rutinen för granskning av personalunderlag utan att blanda kilometer med arbetstimmar.

Spara ett daterat månadsunderlag efter avstämningen. Microsofts utskriftsvägledning hjälper dig att behålla läsbara kolumner när journalen skrivs ut eller sparas som PDF.