Budget i Excel: resultat, likviditet och moms i exempel

Företaget kan visa vinst och ändå sakna pengar till nästa betalning. Skillnaden syns när resultatbudgeten och likviditetsbudgeten använder samma affärer men placerar dem vid olika tidpunkter. Här följer vi ett kvartal med 30 dagars kundkredit, moms och ett bestämt ingående saldo.

Två budgetar som svarar på olika frågor

Se Verksamts resultatbudget och likviditetsbudget för grunduppläggen. Resultat handlar om periodens prestation och resursförbrukning, inte automatiskt om fakturadatum. Förutbetalda kostnader, lager och avskrivningar kan behöva periodiseras. Vill du i efterhand förklara varför kassan ändrades under ett avslutat år, se vårt kassaflödesanalys exempel med indirekt metod.

Exempel: lönsam tjänsteförsäljning med 30 dagars kredit

Ett fiktivt företag levererar och fakturerar 100 000 kr exklusive moms varje månad under januari–mars. För att isolera effekten antar vi att varje faktura betalas månaden efter, enligt avtalad 30-dagarskredit. Inga gamla kundfordringar betalas in under januari.

Företaget köper tjänster för 60 000 kr exklusive moms per månad. De används och betalas samma månad. Alla affärer i exemplet har 25 procent moms och full avdragsrätt. Löner, räntor, investeringar, inkomstskatt och andra affärer är utelämnade. Ingående bankmedel är 50 000 kr.

Samma affärer i likviditetsbudgeten

I slutet av mars är marsfakturan på 125 000 kr fortfarande obetald. Därför går det inte att jämföra kvartalsvinsten 120 000 kr direkt med banksaldot 75 000 kr. Kundfordringar, moms och ingående pengar behöver också tas med i avstämningen.

Moms ska ligga i rätt betalningsmånad

Utgående moms i exemplet är 3 × 25 000 = 75 000 kr. Ingående moms är 3 × 15 000 = 45 000 kr. Nettot för kvartalet blir 30 000 kr. Här antar vi kvartalsredovisning och faktureringsmetoden för moms, utan tidigare momsskulder.

Skatteverket anger att kvartalsmomsen normalt ska deklareras och betalas den 12:e i den andra månaden efter perioden. För första kvartalet ligger betalningen alltså i maj, inte i mars. Kontrollera alltid företagets registrering och deklarationsdatum och lägg betalningen i likviditetsbudgeten för rätt månad.

En momssats i en mall betyder inte att alla inköp har samma moms eller full avdragsrätt. Dela upp verkliga affärer med andra satser och behandlingar. Om du använder bokslutsmetoden för moms kan periodfördelningen också bli en annan än i vårt exempel.

För över exemplet till arbetsbokens flikar

1. RESULTAT: fyll i månadens intäkter och kostnader exklusive den moms som ska hållas utanför resultatet.
2. LIKVIDITET: ange ingående saldo och placera kund- och leverantörsbetalningar i förväntad betalningsmånad.
3. MOMS: beräkna periodens moms utifrån korrekta underlag. Stäm av betalningsmånaden separat i LIKVIDITET.
4. JAMFORELSE: följ upp utfall mot budget och skriv varför en avvikelse uppstår.
5. Uppdatera prognosen när en kund betalar sent. Behåll originalbudgeten för jämförelse.

Den granskade arbetsboken har egna inmatningar för kundbetalningar och momsbetalningar. Utgå inte från att varje kundfakturas 30-dagarsvillkor flyttas automatiskt mellan månaderna. Det är din betalningsprognos som måste vara korrekt.

Vilken åtgärd hjälper vid ett underskott?

En högre försäljningsprognos räcker inte om pengarna kommer för sent. Undersök när affärerna kan faktureras, om delbetalning är möjlig och vilka utgifter som faktiskt kan flyttas. Skilj dessa beslut från bokföringen: en uppskjuten betalning tar inte bort en redan uppkommen kostnad.

Vid större inköp behövs även investerings- och finansieringsplanering. Investeringens betalning påverkar likviditeten, medan avskrivningen kan påverka flera års resultat. Om investeringen alls är lönsam räknar du med en investeringskalkyl med nuvärde och internränta. Banken kan efterfråga budgetunderlag, men dess kreditbedömning och villkor är individuella.

Koppla försäljningsantaganden till en säljrapport, pröva marginalerna med break-even-analys och planera själva månadsuppföljningen i ett årshjul.