Schemalägga personal i Excel eller schemaläggningsprogram? Rätt svar beror på storlek
Planday, Quinyx och Timezynk lovar att lösa alla dina schemaläggningsproblem – till ett pris per anställd varje månad. Men för de flesta småföretag med under 20 anställda är Excel både billigare och tillräckligt bra.
Har du under 20 anställda med en relativt stabil verksamhet? Spara 5 000–20 000 kr per år med Schemamall Excel (299 kr) istället för ett månadsabonnemang. Om din verksamhet har komplexa regler, flera avdelningar eller 20+ anställda – läs vidare.
Schemamall i Excel
- Inga månadsavgifter
- Fritt anpassningsbar
- Uppfyller ATL 12§ (2 v. varsel)
- Fungerar offline
- Ingen inlärning krävs
- Ingen mobilapp för personal
- Ingen automatisk bemanningsoptimering
Planday / Timezynk
- Mobilapp för all personal
- Automatiska meddelanden vid schemaändringar
- Inbyggd tidrapportering
- Koppling till lönesystem
- 4 000–20 000 kr/år vid 10 anställda
- Kräver implementering och utbildning
- Mer än du behöver vid <15 anställda
Om du googlar “schämaläggningsprogram” möts du av dussintals alternativ, alla med löften om automatisk optimering och noll stress. Men när du läser in prissidan ser du att det kostar 40–100 kr per anställd och månad – för ett företag med 10 anställda blir det 5 000–12 000 kr per år. Den här artikeln går igenom när dessa verktyg är värda pengarna, när Excel räcker och vad Arbetstidslagen kräver oavsett vilket verktyg du väljer.
Vad kostar schemaläggningsprogram i Sverige?
Marknaden för schemaläggningsverktyg i Sverige domineras av tre aktörer med helt olika prismodeller. Nedan är en jämförelse baserad på 10 anställda – en vanlig storlek för restauranger, butiker eller vårdboenden.
Vad kostar övergången egentligen? Till löpande abonnemangskostnaden läggs ofta implementeringsavgift (1 000–5 000 kr), utbildningstid för personal och eventuell integration mot lönesystem. Planday har dessutom en minimigräns på 5 användare, så det billigaste alternativet är åtminstone 175 kr/månad.
Vad klarar en Excel-mall för schemaläggning?
Schemaläggningsprogram marknadsför sig gärna med funktioner som de flesta småföretag aldrig behöver. Nedan är en ärlig jämförelse av vad varje alternativ faktiskt löser.
Schemaläggning och Arbetstidslagen: vad krävs oavsett verktyg?
Oavsett om du använder Excel, Planday eller en whiteboard gäller samma lagkrav. Arbetstidslagen (ATL) ställer tre centrala krav på schemaläggning:
- ATL 12§: 2 veckors varsel – Förändringar i arbetstidens förläggning måste meddelas minst två veckor i förväg. Varslar du för sent kan den anställde vägra förändringen.
- ATL 17§: Max 40 timmar/vecka – Ordinarie arbetstid får inte överstiga 40 timmar i genomsnitt över fyra veckor. Allt över det är övertid och regleras särskilt.
- ATL 13§: 11 timmars dygnsvila – Det måste gå minst 11 timmar mellan två arbetspass (dygnsvila). Brott mot denna regel är vanlig i restaurang- och vårdbranschen.
En väl byggd Excel-mall kan hantera alla tre kraven med enkel färgkodning – röd cell vid övertid, varning vid för kort dygnsvila och tydlig information om när schema senast måste kommuniceras.
Vilket alternativ passar din verksamhet?
- Har under 20 anställda
- Har relativt fasta schematänster vecka-till-vecka
- Skickar schema via e-post eller anslagstavla
- Vill sänka kostnader i en tidig fas
- Har personal som är van vid Excel
- Driver en enda lokal
- Har 20+ anställda med rörliga arbetstider
- Hanterar komplexa kollektivavtal med automatiska OB-tillägg
- Driver verksamhet på flera orter eller avdelningar
- Vill ha mobilapp där personal byter pass själva
- Har hög personalomsättning och frekvent bemanningsbehov
- Behöver realtidsrapportering till ansvariga chefer
I vilka branscher räcker Excel?
Branschens schemaläggningskomplexitet är en viktig faktor. Nedan är en översikt baserad på typisk verksamhetsprofil för småföretag.
Mallen räknar automatiskt ut senaste datum för schemakommunikation (ATL 12§, 2 veckor), markerar veckor där 40-timmarsgränsen riskerar överskridas (ATL 17§) och flaggar pass med för kort dygnsvila (ATL 13§). Du kan dokumentera hela schemaläggningsprocessen utan något extra system.
Mallen är byggd för verksamheter med 3–25 anställda som behöver ett pålitligt, anpassningsbart schema utan att betala tusenlappar per år. Den fungerar för både fasta och roterande arbetstider och går att modifiera fritt för att passa ditt specifika kollektivavtal.
Vad ingår
Vanliga frågor om schemaläggning Excel vs program
Excel klarar att visa vilka pass som räknas som OB och summera dem, men kan inte automatiskt räkna ut krängliga OB-tillägg från ett specifikt kollektivavtal. För enkla fall – t.ex. + 50 % för kvällspass – kan du lägga till en formel. För komplexa avtal med många undantag är ett schemaläggningsprogram med inbyggt lönestöd bättre.
Ja. Vanligast är att exportera schemat som PDF och skicka det via e-post eller ladda upp i Teams / Slack. Du kan också spara filen på OneDrive eller Google Drive och dela länken. Nackdelen jämfört med en app är att personalen inte får en push-notis direkt i mobilen när schemat ändras.
Ja, om mallen är korrekt byggd. Schemamallen Excel inkluderar formler som flaggar övertid, för kort dygnsvila och för sent schemakommunikation. Det är samma regelkontroll som schemaläggningsprogram erbjuder, fast utan månadsavgift. Skillnaden är att ett program gör det automatiskt vid varje ändring, medan Excel kräver att du kör igenom ändringen visuellt.
Timezynks gratisversion är begränsad till 5 användare. Har du fler behöver du betala ~99 kr/användare/månad. Excel-mallen är en gång – alla anställda kan se PDF-schemat utan konto. För ett företag med 6–20 anställda är Excel klart billigare.
När något av följande stämmer: (1) du har växt förbi 20 anställda med rörliga arbetstider, (2) du driver på flera orter och behöver centralöversikt, (3) sjukanmälan och vakanstäckning tar mer än 30 minuter per dag eller (4) lönkörningen tar lång tid för att du måste föra över data manuellt från schemat till löneprogrammet.
Börja med rätt verktyg – inte dyrast
För småföretag under 20 anställda är Schemamall Excel det rationella valet: ATL-kompatibel, anpassningsbar och inga löpande kostnader.