Schemalägga personal i Excel eller schemaläggningsprogram? Rätt svar beror på storlek
Planday, Quinyx och Timezynk tar betalt per användare eller konto varje månad. För många småföretag med under 20 anställda räcker ett arbetsschema i Excel – så länge någon kontrollerar vilan mellan passen.
Söker du på ”schemaläggningsprogram” möts du av dussintals alternativ som lovar automatisk optimering och mindre administration, mot en månadsavgift som växer med personalstyrkan. För en liten butik, ett kafé eller ett städbolag är det sällan verktyget som avgör om schemat håller – det avgörs av om någon kontrollerar arbetstid och vila. Den här artikeln visar när ett program är värt pengarna, när schemaläggning av personal i Excel räcker, och går igenom ett ifyllt veckoschema för sex anställda där ett pass ger för kort dygnsvila.
Arbetsschema i Excel
- Inga månadsavgifter
- Fritt anpassningsbar
- Kontroll av veckotimmar och dygnsvila med formler
- Fungerar offline
- Lite inlärning krävs
- Ingen mobilapp för personalen
- Ingen automatisk bemanningsoptimering
Planday / Quinyx / Timezynk
- Mobilapp för all personal
- Automatiska meddelanden vid schemaändringar
- Inbyggd tidrapportering
- Koppling till lönesystem
- Kostnaden växer med antalet anställda
- Kräver implementering och utbildning
- Mer än du behöver med färre än 15 anställda
Vad kostar schemaläggningsprogram i Sverige?
Marknaden för schemaläggningsverktyg i Sverige domineras av aktörer som Planday, Quinyx och svenska Timezynk. Gemensamt är att priset sätts per användare eller per konto och månad, och att priserna ändras regelbundet. Planday anger planerna Starter och Plus med pris per användare och månad (Starter kräver minst fem användare) och Pro med offertpris; Quinyx säljs på offert (planday.com och quinyx.com, kontrollerat 1 oktober 2026). Kontrollera alltid leverantörens egen prissida innan du jämför.
Räkna så här: pris per användare × antal anställda × 12 månader. Med 10 anställda och ett tänkt pris på 60 kr per användare blir det 7 200 kr per år – varje år. Till det kommer ofta uppstart, utbildning och integration mot lönesystemet. En Excel-mall köper du en gång, men då är det du som håller schemat uppdaterat och skickar ut det.
Vad klarar en Excel-mall för schemaläggning?
Schemaläggningsprogram marknadsför gärna funktioner som de flesta småföretag aldrig behöver. Nedan är en ärlig jämförelse av vad varje alternativ faktiskt löser när du ska göra schema i Excel.
Ifyllt exempel: veckoschema för sex anställda
En butik har öppet 07–22 alla dagar och sex anställda. Schemat använder två pass: dagpass (D) 07–16 och kvällspass (K) 14–22, med överlapp 14–16 när det är mest kunder. Båda passen räknas som 8 timmars arbete. Alla ska ha fem pass, 40 timmar och två lediga dagar i veckan, och varje dag ska minst två personer gå dag och två kväll. Så här såg första utkastet ut:
| Anställd | Må | Ti | On | To | Fr | Lö | Sö | Timmar |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Sara | D | K | D | D | D | L | L | 40 |
| Ali | K | K | L | L | D | D | D | 40 |
| Emma | D | D | D | K | L | L | K | 40 |
| Jonas | D | D | K | L | L | D | D | 40 |
| Linn | L | L | K | K | K | K | K | 40 |
| Omar | K | L | L | D | K | K | K | 40 |
Felet: 9 timmars dygnsvila mellan tisdag och onsdag
Sara går kvällspass på tisdagen och slutar 22:00. På onsdagen står hon på dagpass från 07:00. Det ger 22:00 → 07:00 = 9 timmars vila, två timmar mindre än de 11 timmar som arbetstidslagen 13 § kräver under varje period om 24 timmar. Alla andra passföljder i schemat ger minst 11 timmar: dag → dag ger 15 timmar, kväll → kväll 16 timmar och dag → kväll 22 timmar.
Så upptäcker du det
Gå igenom varje anställd och jämför sluttiden ena dagen med starttiden nästa dag. Kombinationen kväll → dag är den vanligaste orsaken till för kort dygnsvila. Med fasta skiftkoder vet du i förväg vilka följder som ger under 11 timmar – här K följt av D – och kan låta en formel räkna dem per anställd i stället för att leta med ögonen.
Så rättar du det
Sara byter tisdagspasset med Jonas: Sara går dag i stället för kväll, och Jonas tar kvällspasset. Jonas går sedan kväll även på onsdagen, vilket ger honom 16 timmars vila (22:00 → 14:00). Sara får 15 timmar (16:00 → 07:00). Bemanningen är oförändrad – två dag och två kväll på tisdagen – och alla har fortfarande 40 timmar.
| Anställd | Må | Ti | On | Kortaste vila i veckan |
|---|---|---|---|---|
| Sara | D | D | D | 15 h |
| Jonas | D | K | K | 15 h |
Veckovilan klarar alla: de två lediga dagarna ligger i följd, så varje anställd har långt mer än 36 timmars sammanhängande ledighet. Tänk på att två lediga dagar inte alltid räcker. En enda ledig dag mellan ett kvällspass som slutar 22:00 och ett dagpass 07:00 ger bara 33 timmar.
I Schemamall Excel väljer du skiftkod per anställd och dag. Med schemat ovan visar fliken Kontroll ”Kontrollera” för Sara och ”OK” för de andra fem; efter bytet står alla på ”OK”. Fliken markerar kväll → dag och andra kända kombinationer med under 11 timmars vila, block om sju dagar med mer än 40 timmar och block med färre än två lediga dagar. Veckorna räknas från månadens första dag (1–7, 8–14 …). Mallen räknar inte fram exakta vilotimmar från klockslag, så använder du egna passtider behöver du själv kontrollera de 36 timmarna. Varseltiden och övertidsgränserna följer du också upp själv.
Schemaläggning och arbetstidslagen: vad krävs oavsett verktyg?
Oavsett om du använder Excel, Planday eller en whiteboard gäller samma regler. Arbetstidslagen (1982:673) har fyra krav som avgör om ett arbetsschema håller:
- 5 § Ordinarie arbetstid: högst 40 timmar i veckan. Om arbetets natur kräver det får det vara 40 timmar i genomsnitt under högst fyra veckor.
- 12 § Besked om ändringar: arbetsgivaren ska lämna besked om ändringar i den ordinarie arbetstiden minst två veckor i förväg, om inte verksamheten eller oförutsedda händelser motiverar kortare tid.
- 13 § Dygnsvila: minst 11 timmars sammanhängande ledighet under varje period om 24 timmar. Tiden mellan klockan 24 och 05 ska som regel ingå. Tillfälliga avvikelser får göras vid särskilda förhållanden som arbetsgivaren inte kunnat förutse, om den anställde får motsvarande kompensationsledighet.
- 14 § Veckovila: minst 36 timmars sammanhängande ledighet under varje period om sju dagar, så långt möjligt förlagd till veckoslut.
Genom kollektivavtal får det göras undantag från flera av reglerna (3 §), så kontrollera alltid vad ert avtal säger om vila, schemaläggning och OB. För allmän övertid gäller dessutom högst 48 timmar under fyra veckor eller 50 timmar under en kalendermånad, och högst 200 timmar per kalenderår (8 §). Brott mot dygnsvilan är vanligast där kvällspass följs av tidiga dagpass, som i restaurang, handel och vård.
Källa: Arbetstidslag (1982:673) på riksdagen.se, ändrad t.o.m. SFS 2022:450, kontrollerad 1 oktober 2026. Artikeln är vägledning, inte juridisk rådgivning.
Vilket alternativ passar din verksamhet?
- Har under 20 anställda
- Har relativt fasta schemamönster vecka för vecka
- Skickar schemat via e-post eller anslagstavla
- Vill sänka kostnader i en tidig fas
- Har personal som är van vid Excel
- Driver en enda lokal
- Har 20+ anställda med rörliga arbetstider
- Hanterar komplexa kollektivavtal med automatiska OB-tillägg
- Driver verksamhet på flera orter eller avdelningar
- Vill ha mobilapp där personalen byter pass själv
- Har hög personalomsättning och ofta nya bemanningsbehov
- Behöver realtidsrapportering till ansvariga chefer
Arbetar ni i skift som roterar vecka för vecka, se Skiftschema i Excel: rullande tvåskift med exempel. Ska schemat också ta hänsyn till semestrar, röda dagar och klämdagar, läs Semesterplanering 2026–2027: team, röda dagar och exempel. Och vill du följa upp de timmar som faktiskt arbetades, se Tidrapportering i Excel eller app? – schemat visar det planerade, tidrapporten det utförda.
I vilka branscher räcker Excel?
Hur komplex schemaläggningen är i branschen spelar stor roll. Nedan är en översikt baserad på typisk verksamhetsprofil för småföretag.
Vanliga frågor om schemaläggning i Excel eller program
Minst 11 timmars sammanhängande ledighet under varje period om 24 timmar, enligt arbetstidslagen 13 §. Tillfälliga avvikelser får göras vid oförutsedda händelser om den anställde får motsvarande kompensationsledighet, och kollektivavtal kan innehålla andra regler.
Excel kan visa vilka pass som ger OB och summera dem, men kan inte automatiskt tolka ett specifikt kollektivavtal. För enkla fall – till exempel en fast procentsats för kvällspass – räcker en formel. För komplexa avtal med många undantag är ett program med inbyggt lönestöd bättre.
Ja. Vanligast är att spara schemat som PDF och skicka det via e-post eller lägga upp det i Teams eller Slack. Du kan också spara filen på OneDrive eller Google Drive och dela länken. Nackdelen jämfört med en app är att personalen inte får en push-notis i mobilen när schemat ändras.
Ett kalkylark kontrollerar det som är inbyggt i formlerna. Schemamall Excel markerar veckor över 40 timmar, kända passföljder med under 11 timmars dygnsvila och veckor med färre än två lediga dagar, men räknar inte fram exakta vilotimmar från egna klockslag och bevakar inte varseltiden. Oavsett verktyg är det arbetsgivaren som har ansvaret, så gå igenom varningarna varje gång du ändrar schemat.
När något av följande stämmer: (1) du har vuxit förbi 20 anställda med rörliga arbetstider, (2) du driver verksamhet på flera orter och behöver central överblick, (3) sjukanmälan och vakanstäckning tar mer än 30 minuter per dag eller (4) lönekörningen tar lång tid för att du måste föra över uppgifter manuellt från schemat till löneprogrammet.
Gör nästa arbetsschema med kontroll av dygnsvilan
Schemamall Excel har månadsschema för upp till 25 anställda, rullande schema, OB- och kostnadsberäkning och en kontrollflik för veckotimmar, dygnsvila och lediga dagar. Se flikarna och skärmbilderna innan du väljer.
Gör nästa schema med vilokontroll