Projektplan i Excel vs Trello, Monday & Asana – årlig jämförelse för småföretag
Behöver ditt team verkligen ett SaaS-verktyg för 12 000+ kr per år – eller räcker en professionell Excel-mall för 539 kr?
När du söker efter ett projektverktyg för ditt småföretag möts du av en uppsjö av SaaS-alternativ – Trello, Monday, Asana, ClickUp, Wrike. Alla lovar bättre översikt och snabbare leveranser. Men vad ingen av dem nämner är den årliga notan: 6 000–40 000 kr år efter år, för funktioner som de flesta team under 15 personer aldrig använder.
I den här jämförelsen ställer vi Excel-baserad projektplanering mot de tre största SaaS-verktygen – ärligt, med riktiga priser och konkreta för- och nackdelar. Ingen av dem är perfekt för alla – men för många svenska småföretag är svaret kanske enklare än du tror.
Vår Projektplan Excel har Gantt-schema, riskmatris, budgetuppföljning och resurstilldelning i en fil – 539 kr, engångskostnad.
De fyra alternativen i korthet
Funktion för funktion: vad får du för pengarna?
Här jämför vi de funktioner som småföretagare faktiskt använder. Inte enterprise-funktioner för 500-personers organisationer.
| Funktion | Trello | Monday | Asana | Excel |
|---|---|---|---|---|
| Gantt-schema / tidslinje | Betald | |||
| Kanban-vy | ||||
| Budgetuppföljning | Pro | |||
| Riskmatris | ||||
| Resurstilldelning | Pro | Betald | ||
| Offline-åtkomst | ||||
| Realtidssamarbete | Delad fil | |||
| Mobilapp | Excel-app | |||
| Notifikationer / påminnelser | ||||
| Data på din dator (GDPR) | Moln | Moln | Moln |
Sammanfattning: SaaS-verktygen vinner på realtidssamarbete, notifikationer och mobilappar. Excel vinner på budget, riskhantering, resurstilldelning och datakontroll. För team som inte behöver chatta i verktyget utan planerar projektet i ”ett svep” – är Excel ofta det smartare valet.
Årskostnad för 10 användare – den siffra SaaS-företagen helst döljer
Månadspriser per användare låter låga. Men multiplicera med antalet personer och 12 månader – och bilden förändras. Här är årskostnaden för ett team på 10 personer:
Årskostnad – 10 användare
Priser i USD konverterade till SEK (~10,5 kr/$). Alla SaaS-priser avser årlig fakturering.
På tre år betalar du 18 900–113 400 kr för ett SaaS-verktyg. Excel-mallen kostar 540 kr – en gång. Det är inte ett typfel.
Naturligtvis är det inte bara priset som avgör. Men för ett team på 5–15 personer som hanterar 2–5 projekt åt gången behöver du fråga dig: använder vi verkligen de funktioner vi betalar för? Om svaret är ”mest Gantt och uppgiftslistor” – räcker Excel mer än väl.
När väljer du vad? Ärlig rekommendation
Det finns inget verktyg som är bäst för alla. Här är vår ärliga bedömning:
Team under 15 personer
- Ni behöver Gantt, budget och riskhantering i samma verktyg
- Projektledaren uppdaterar planen – inte hela teamet samtidigt
- Ni vill äga er data lokalt (GDPR-säkert)
- Budgeten är begränsad och ni vill undvika månadskostnader
- Ni jobbar med långre projekt (bygg, produktutveckling, event)
Över 20 personer, distribuerade team
- Hela teamet behöver uppdatera uppgifter i realtid
- Ni jobbar med korta sprintar (agilt/scrum)
- Automatiserade arbetsflöden är affärskritiska
- Teamet är spritt över flera tidszoner
- Ni har budget för 10 000+ kr/år i verktyg
Det som överraskar många: de flesta svenska småföretag hamnar i den vänstra kolumnen. Enligt Tillväxtverket har 96 % av alla svenska företag färre än 10 anställda. För dem är ett SaaS-verktyg ofta överdimensionerat – och onödigt dyrt.
Professionell projektledning utan månadsnota
Vår Projektplan Excel ger dig allt du behöver för att planera, följa upp och leverera – för en engångskostnad.
- Gantt-schema med automatisk tidsberäkning
- Riskmatris med sannolikhet och konsekvens
- Budgetuppföljning med avvikelserapport
- Resurstilldelning per teammedlem
- Fungerar offline – inga månadsavgifter