Kassabok för förening: exempel och månadsavstämning

Som kassör behöver du kunna svara på tre frågor: Hur mycket pengar finns kvar? Vad har föreningen använt dem till? Stämmer sammanställningen med banken? En kassabok för föreningen ger överblick över in- och utbetalningar. Här får du ett ifyllt exempel och en månadsrutin, med en tydlig gräns mellan Excel som uppföljningsstöd och föreningens formella bokföring.

Vad ska kassaboken innehålla?

Gör en rad per in- eller utbetalning. Ange datum, hänvisning till underlag, beskrivning, kategori, belopp in, belopp ut och saldo. Har föreningen både bankkonto och kontantkassa behöver du också kunna skilja betalningssätten åt.

Det ingående saldot kommer från föregående periods avstämda avslut. En överföring mellan föreningens egna konton är inte en ny intäkt. Markera sådana överföringar så att de inte blåser upp sammanställningen.

Ifyllt exempel: en månads föreningsekonomi

Följande siffror är påhittade för guiden. Kulturföreningen börjar mars med 15 000 kr på banken. Fyrtio medlemmar betalar 300 kr var, och föreningen får ett bidrag på 6 000 kr. Alla betalningar i exemplet går via samma konto.

Medlemsavgifterna visas på en sammanfattad rad för läsbarhet. I den praktiska registreringen ska varje betalning kunna följas till betalare och underlag; M01–M40 står för separata referenser.

Kontroll: 15 000 + 18 000 − 6 220 = 26 780 kr kvar på banken.

De 26 780 kronorna är ett saldo, inte automatiskt årets resultat eller pengar som fritt kan användas. Ett bidrag kan vara villkorat, och föreningen kan ha obetalda fakturor. Ha därför även en lista över kommande betalningar och beslutade åtaganden.

Vill du följa samma flöde i en färdig arbetsbok? Se kassaboken och budgetuppföljningen i Bokföring Ideell Förening Excel.

När får föreningen använda Excel?

Enligt Skatteverkets vägledning för ideella föreningar kan bokföringsskyldighet följa av näringsverksamhet, tillgångar över 1,5 miljoner kronor eller att föreningen är moderföretag i en koncern. Stadgar och bidragsvillkor kan också ställa krav på ekonomisk redovisning.

Bokföringsnämnden anger att bokföring inte får göras i ett program där registreringen kan ändras i efterhand, exempelvis Excel. Därför ska en bokföringsskyldig förening inte använda en vanlig Excel-fil som sin primärbokföring. BFN beskriver även manuell bokföring som ett alternativ till bokföringsprogram.

Excel kan däremot ge ett kompletterande underlag för budget, likviditetsöversikt och uppföljning inför styrelsemötet. En förening som inte är bokföringsskyldig kan använda en enkel kassabok för intern ekonomisk ordning, med hänsyn till sina stadgar och övriga krav. Verktyget avgör inte om föreningen behöver revisor eller hur bokslutet ska utformas.

Kassörens månadsrutin i fem steg

1. Samla underlagen. Ta fram kontoutdrag, kvitton, fakturor och betalningsreferenser. Bestäm vem som lämnar in underlag och när.
2. Uppdatera registreringen. Använd konsekventa kategorier och kontrollera datum, belopp och konto. För över avstämda uppgifter till eventuell separat uppföljning.
3. Stäm av varje konto. Jämför periodens slutvärde med bankkontot och räkna eventuell kontantkassa. Utred skillnader; skriv inte över saldot för att få det att stämma.
4. Jämför med budget. Undersök varför en post avviker. Är materialet dyrare, eller har en planerad aktivitet flyttats till nästa månad?
5. Rapportera beslutspunkter. Visa saldon, större avvikelser, obetalda avgifter och kommande betalningar. Skriv vem som ska göra vad före nästa möte.

Koppla medlemsavgifterna till rätt medlem

I exemplet har 40 av föreningens 60 medlemmar betalat. Med samma årsavgift för alla återstår 20 × 300 = 6 000 kr att följa upp. Det är ännu inte en inbetalning och ska inte läggas till banksaldot.

Notera medlem, år, avgift, betaldatum och betalningsreferens. När någon betalar för två personer, fördela beloppet i avgiftsuppföljningen men räkna bankhändelsen bara en gång. Dokumentera kopplingen så att nästa kassör kan förstå den.

Kassörsverktyget har avgiftsuppföljning för 100 medlemmar. Behöver du även kontaktuppgifter, styrelseuppdrag och avgiftshistorik över flera år finns Medlemsregister Excel som separat produkt. Välj efter behov; du behöver inte två parallella listor över samma uppgifter.

Begränsa åtkomsten och registrera bara personuppgifter ni behöver. IMY:s vägledning för föreningar hjälper er att bedöma ändamål, rättslig grund och lagringstid. Dela en ekonomisk sammanställning med styrelsen när personuppgifterna inte behövs.

Förbered årsmötet medan året pågår

Spara besluten bakom större kostnader och håll isär årets betalningar, budget och åtaganden. Då kan styrelsen följa ekonomin utan att kassören behöver återskapa hela året i efterhand.

För bokföringsskyldiga ska räkenskapsinformationen enligt BFN:s arkiveringsregler sparas till och med det sjunde året efter kalenderåret då räkenskapsåret avslutades. Ett räkenskapsår som slutar under 2026 innebär normalt bevarande till och med 2033. Papperskvitton får efter överföring bara förstöras om överföringen inte innebär risk att information förändras eller försvinner.

Lägg in avstämning, budgetarbete och årsmötesförberedelser i ett årshjul för föreningen. Datum ska utgå från era stadgar, bidragsvillkor och faktiska möten.