Skiftschema i Excel: rullande tvåskift med exempel

Ett rullande skiftschema upprepar en bestämd följd av arbetspass och lediga dagar. Men ett mönster som ser jämnt ut kan ändå lämna en lucka i bemanningen eller ge för kort vila vid ett byte. Här bygger vi ett tvåskiftsschema för sex medarbetare och visar vad du behöver kontrollera innan du använder det.

Ett ifyllt tvåveckorsschema att utgå från

Vårt fiktiva serviceteam arbetar måndag–fredag. Tre personer ingår i grupp A och tre i grupp B. Verksamheten behöver minst två personer i tjänst mellan klockan 07.00 och 22.00. En person med rätt nyckelkompetens finns i varje grupp.

D: 07.00–15.30. K: 13.30–22.00. Varje pass innehåller 30 minuters obetald rast, alltså 8 arbetstimmar. L: ledig. Raster fördelas inom gruppen så att minst två arbetar samtidigt. Exemplet är konstruerat för guiden och måste anpassas till den egna verksamheten och dess avtal.

Vecka 3 börjar cykeln om. Alla får lika många dag- och kvällsveckor, men det säger ännu inget om hur väl schemat passar deras återhämtning eller individuella förutsättningar. Pröva upplägget tillsammans med medarbetarna.

Räkna på bemanningen, inte bara på antalet pass

Överlappningen 13.30–15.30 kan användas för överlämning och gemensamma uppgifter. Utanför den tiden arbetar bara en grupp. Därför behöver raster och frånvaro kontrolleras mot kravet på två personer, inte mot att tre namn står i schemat.

Planera känd frånvaro med semesterlistan för teamet. Om uppgifterna kräver särskild kompetens behöver du även veta vilka som kan täcka varandra; en kompetenskartläggning ger ett bättre underlag än enbart antal personer.

Kontrollera vilan där cykeln byter riktning

Räkna tiden från sista passets slut till nästa passets början, även över helg och månadsskifte. I exemplet får den som slutar kväll på fredag klockan 22.00 och börjar dag på måndag klockan 07.00 57 timmars sammanhängande ledighet. Mellan två likadana vardagspass är uppehållet 15,5 timmar.

Den sista raden ingår inte i grundschemat. Den visar varför ett byte mitt i veckan kan skapa problem trots att själva tvåveckorsmönstret ser rimligt ut. Kontrollera också fastställda 24-timmars- och sjudagarsperioder samt angränsande schema; en tabell över mellanrummen är inte en fullständig arbetstidsprövning.

Regler som behöver finnas med i kontrollen

Arbetstidslagen anger bland annat följande huvudregler. Undantag, tillämpningsområde och kollektivavtal kan påverka vad som gäller för just er.

• Ordinarie arbetstid: högst 40 timmar i veckan som huvudregel. Särskilda beräkningsregler finns.
• Sammanlagd arbetstid: högst 48 timmar per sjudagarsperiod i genomsnitt under en beräkningsperiod om högst fyra månader enligt lagens huvudregel.
• Dygnsvila: minst 11 timmars sammanhängande ledighet under varje 24-timmarsperiod.
• Veckovila: minst 36 timmars sammanhängande ledighet under varje sjudagarsperiod.
• Schemaändringar: normalt besked minst två veckor i förväg för arbete som inte är tillfälligt. Lagen medger vissa undantag.
• Raster: arbetet ska ordnas så att du normalt inte arbetar mer än fem timmar i följd utan rast. Pauser behövs också och räknas som arbetstid.

Arbetsmiljöverket förklarar arbetstidslagens regler och kollektivavtalens roll. Lägg inte in generella OB-procent som om de kom från lagen: ersättning och villkor måste kontrolleras mot tillämpligt avtal.

Så lägger du in ett rullande schema i Excel

1. Definiera skiften. Ange start, slut och rast. Kontrollera att 8,5 timmars närvaro minus 0,5 timmes rast blir 8 arbetstimmar.
2. Bestäm cykelns första datum. Skriv riktiga datum över kolumnerna. Bestäm vilken grupp som börjar på dag respektive kväll.
3. Lägg in två hela veckor. Ta med lediga dagar. Håll samma skiftkoder i hela filen.
4. Upprepa cykeln utan att nollställa vid månadsskifte. Om månadens första dag ligger mitt i vecka 2 ska mönstret fortsätta där.
5. Kontrollera personer, timmar och frånvaro. Räkna per individ, per datum och per kompetens. Granska både veckan före och efter den period du visar.

I Schemamall Excel finns bladet RULLANDE för cykler i grupper A–D och SCHEMA för månadsvyn. Kontrollera skifttider, raster, kalenderår, helgdagar och avtalsvärden i din arbetsbok innan den används. En varning är en signal att granska schemat; utebliven varning är inte ett myndighetsgodkännande.

Tvåskift, treskift eller femskift?

Tvåskift beskriver här två pass under arbetsdagen. Treskift brukar även omfatta nattarbete och kräver ett annat upplägg. Femskift syftar ofta på fem skiftlag som delar på driften, inte fem arbetspass per dygn. Kopiera därför inte tvåveckorsexemplet till en verksamhet med nattarbete eller drift hela veckan.

För de uppläggen behöver bemanningsbehov, nattarbete, återhämtning och avtalsregler bedömas särskilt. Vår guide visar hur ett avgränsat grundschema granskas, inte ett universellt schema för alla branscher.