Skyddsrond: ifylld checklista, protokoll och uppföljning – exempel från en verkstad

En skyddsrond checklista är bara början. Värdet uppstår när avvikelserna riskbedöms, får en ansvarig och ett datum och följs upp tills de är åtgärdade. Här går vi igenom en fiktiv skyddsrond i en fordonsverkstad: tolv punkter, nio utan anmärkning, tre avvikelser och en handlingsplan där en åtgärd får nytt datum vid uppföljningen.

Vad skyddsronden ska leda till

En skyddsrond är en planerad genomgång av arbetsplatsen där arbetsgivaren och skyddsombudet eller arbetstagarna tillsammans letar efter risker. Den är ett sätt att uppfylla kravet på att regelbundet undersöka arbetsmiljön – inte ett mål i sig. I AFS 2023:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete ska arbetsgivaren regelbundet undersöka arbetsmiljöförhållandena och bedöma risker (11 §). De allmänna råden nämner planerade skyddsronder som ett exempel på hur det kan göras.

Det som gör ronden användbar är vad som händer efteråt. Enligt 13 § ska åtgärder som inte genomförs direkt föras in i en skriftlig handlingsplan där det framgår när varje åtgärd ska vara klar och vem som ser till att den blir gjord. Genomförda åtgärder ska kontrolleras. En checklista med kryss räcker alltså inte – resultatet ska leda till beslut, ansvar och uppföljning.

Förbered ronden: område, deltagare och förra rondens åtgärder

Bestäm före ronden vilket område som ska gås igenom och vilka som deltar. I en mindre verkstad brukar det vara verkstadschefen som företräder arbetsgivaren, skyddsombudet och gärna någon som arbetar i det område som granskas. AFS 2023:1 (6 §) kräver att arbetstagarna och skyddsombuden får möjlighet att medverka i det systematiska arbetsmiljöarbetet.

• Läs förra rondens handlingsplan. Öppna åtgärder ska kontrolleras först – annars riskerar ni att hitta samma brist igen.
• Ta med tillbud och sjukfrånvaro. Varningssignaler som tillbud, felhandlingar och ökad korttidsfrånvaro nämns i de allmänna råden som underlag för undersökningen.
• Välj relevanta punkter. En verkstad behöver andra frågor än ett kontor. Markera punkter som inte gäller som ”Ej tillämpligt” i stället för att låta dem stå tomma.
• Avsätt tid. En rond som görs i förbifarten blir en lista över det uppenbara. Prata med dem som arbetar på plats.

Ifyllt exempel: tolv kontrollpunkter i en verkstad

Exemplet är fiktivt. Mälarbygdens Fordonsservice AB har åtta anställda. Den 5 oktober 2026 går verkstadschefen Jonas Berg, skyddsombudet Emma Lund och fastighetsansvarige Leif Andersson en fullständig skyddsrond. De väljer tolv punkter som är relevanta för verkstaden, tio för den fysiska arbetsmiljön och två för den organisatoriska och sociala.

Även punkterna utan anmärkning har ett värde. De visar vad som faktiskt kontrollerades och när. Om Arbetsmiljöverket, en försäkringsgivare eller en ny chef frågar om brandsläckarna var kontrollerade i oktober finns svaret i protokollet. Skriv gärna en kort kommentar även vid OK när det är relevant, till exempel ”inspektionsmärkning juni 2026” vid brandsläckarna. Det gör nästa rond snabbare, eftersom ni vet vad ni tittade på förra gången.

Skriv observationen så att någon som inte var med förstår den. ”Nödutgång” är för kort. ”Nödutgången mot gården blockerad av pallar med däck” säger var, vad och varför det är ett problem.

Bedöm risken och prioritera tre avvikelser

Mallen räknar riskvärdet som sannolikhet × konsekvens, där båda bedöms på en skala 1–5. Risknivån sätts sedan efter mallens gränser: Låg 1–4, Medel 5–9, Hög 10–15 och Kritisk 16–25. Skalan är ett hjälpmedel för att jämföra och prioritera; den ersätter inte ert omdöme om vad som är allvarligt.

Lägg märke till att nödutgången får nivån Hög, inte Kritisk, trots att konsekvensen vid en brand kan bli mycket allvarlig. Prioriteringen avgörs inte bara av siffran. En blockerad utrymningsväg är enkel att åtgärda och kan inte vänta, så den rättas under ronden. Belysningen kräver en ny armatur som måste beställas; tills den finns används en flyttbar arbetslampa.

Kom överens om vad siffrorna betyder innan ni använder skalan. Konsekvens 5 kan till exempel betyda dödsfall eller bestående skada, 3 en skada som kräver sjukvård och 1 en obetydlig skada. Sannolikhet 5 kan betyda att det sannolikt händer inom kort, 1 att det är mycket osannolikt. Utan sådana beskrivningar bedömer två personer samma brist olika, och då går ronderna inte att jämföra över tid. Skriv definitionerna i er rutin och använd samma skala i alla ronder.

Det saknade säkerhetsdatabladet är också en fråga för kemikaliehanteringen. När bladet har kommit in ska produkten föras in i kemikalieförteckningen och riskbedömas. Se hur det kan se ut i vårt exempel på kemikalieförteckning för en verkstad.

Från protokoll till handlingsplan med ansvarig och datum

Protokollet från ronden är checklistan med observationer. Handlingsplanen är det som gör att något händer. För varje avvikelse som inte rättas på plats skriver ni åtgärd, ansvarig, deadline och status. Även det som åtgärdas direkt bör stå med, så att det syns att det upptäcktes och rättades.

Vid uppföljningen den 19 oktober är två av tre åtgärder slutförda. Armaturen är restnoterad hos leverantören. I stället för att låta raden bli försenad sätts en ny deadline, den 26 oktober, och den tillfälliga lampan noteras som skyddsåtgärd under tiden. Det är så en handlingsplan ska fungera: den visar vad som återstår och varför.

Kontrollera också att åtgärden fungerar. Är nödutgången fortfarande fri en vecka senare? Om pallarna har kommit tillbaka är orsaken kanske att det saknas en anvisad uppställningsplats – då behövs en annan åtgärd än att flytta dem igen.

Fysisk och organisatorisk/social arbetsmiljö i samma rond

Många skyddsronder fastnar i det som syns: belysning, ordning och maskiner. Arbetsbelastning, tidspress, otydliga roller och kränkande särbehandling är svårare att se men lika viktiga. Reglerna om organisatorisk och social arbetsmiljö finns sedan den 1 januari 2025 i AFS 2023:2, som ersatte den tidigare AFS 2015:4.

Frågor om arbetsbelastning passar ofta bättre i ett samtal eller en anonym enkät än i en rundvandring. Ta därför gärna med några OSA-punkter i ronden, som i exemplet, men komplettera med andra metoder. Har verksamheten nyligen ändrat arbetstider eller bemanning behöver ni dessutom göra en riskbedömning av själva förändringen; se vår guide om riskbedömning vid förändring.

Hur ofta ska ni gå skyddsrond?

Det finns ingen fast frekvens i AFS 2023:1. De allmänna råden säger att hur ofta undersökningar behöver göras beror på vilka risker som finns i verksamheten. En verkstad med maskiner, kemikalier och tunga lyft behöver i regel tätare genomgångar än ett kontor. Många företag har en återkommande rond, till exempel en eller två gånger per år, och kompletterar med riktade ronder.

• Vid förändringar – ny maskin, ombyggnad, ny kemikalie eller ändrade arbetssätt. En ny maskin behöver också en egen riskbedömning av maskinen i användningen.
• Efter tillbud eller olycka – en riktad rond i det berörda området.
• Enligt lokala överenskommelser – kollektivavtal eller rutiner kan ange intervall; kontrollera vad som gäller hos er.

Dokumentera i rutinen hur ofta ni går rond och varför. Det gör det lättare att visa att frekvensen bygger på en bedömning av riskerna. Behöver ni samla återkommande arbetsmiljöuppgifter med andra personalfrågor, se vår översikt över HR-mallar för småföretag.

Så använder du Skyddsrond Checklista Excel

1. Inställningar: fyll i företag, antal anställda och deltagare med roll.
2. Checklista Fysisk: 40 kontrollpunkter i nio kategorier. Sätt status OK, Ej OK eller Ej tillämpligt. Vid Ej OK fyller du i sannolikhet och konsekvens 1–5, kommentar, åtgärd och ansvarig. Riskvärde och risknivå räknas fram.
3. Checklista OSA: 20 punkter om organisatorisk och social arbetsmiljö med samma bedömning.
4. Handlingsplan: för över avvikelserna med riskvärde och prioritet, och fyll i åtgärd, ansvarig, deadline, status och uppföljningsdatum. Rutan överst räknar ej påbörjade, pågående och slutförda åtgärder.
5. Historik: registrera varje rond med datum, typ, deltagare och antal avvikelser hittade och åtgärdade.
6. Dashboard: diagram över resultat, riskfördelning och åtgärdsstatus.

Mallen är ett stöd för att dokumentera och följa upp. Den gör inte bedömningen åt er och garanterar inte att ert arbetsmiljöarbete uppfyller alla krav – det avgörs av hur ni faktiskt undersöker, åtgärdar och följer upp.