Resursplanering i Excel: räkna beläggning för teamet – exempel med fem personer

En resursplanering i Excel visar vem som har för mycket att göra innan det blir en försening. Här räknar vi beläggningen för ett team med fem personer i tre projekt. I vecka 2 är 212 timmar planerade mot 200 tillgängliga, och en person ligger på 130 %. Vi visar hur du hittar överbelastningen och planerar om tills teamet – och varje person – ligger på 100 %.

Kapacitet, tilldelning och beläggningsgrad

Resursplanering handlar om att jämföra två tal per person och vecka: hur många timmar personen har och hur många timmar som är planerade. Tre begrepp räcker:

Det viktigaste beslutet är vad du räknar som kapacitet. Fyrtio timmar är arbetstiden, inte den tid som går att planera i projekt. Möten, administration, interna frågor och oplanerade ärenden tar ofta flera timmar i veckan. Många team räknar därför med 32–36 planerbara timmar per heltid. Det är bättre att sänka kapaciteten än att planera alla till 100 % och sedan bli förvånad över förseningarna.

Semester och annan frånvaro måste också dras av. En person som är ledig tre dagar har bara 16 timmars kapacitet den veckan. Planera ledigheterna först, till exempel med hjälp av vår guide om semesterplanering, röda dagar och klämdagar.

Tilldelningen är bara så bra som uppskattningarna bakom den. Bryt ner varje projekt i aktiviteter, uppskatta timmarna per aktivitet och fördela dem på de veckor då arbetet ska göras. Det ger säkrare siffror än att sätta ”halva veckan” på en person. Följ sedan upp utfallet: om projektet regelmässigt tar 20 % längre tid än planerat behöver uppskattningarna justeras, annars kommer planen alltid att se bättre ut än verkligheten.

Exempel: fem personer och tre projekt

Exemplet är fiktivt. Ett installationsföretag har fem personer i ett team: projektledaren Erik, projektingenjören Sara och elektrikerna Omar, Lina och Johan. Alla har 40 timmars kapacitet per vecka, totalt 5 × 40 = 200 timmar. Teamet arbetar i tre projekt: en ombyggnad av en skola (vecka 1–8), ett kontor (vecka 1–10) och löpande service och jour.

Varje persons timmar är summan av raderna i alla projekt. Eriks 52 timmar i vecka 2 består av 30 timmar i skolprojektet, 16 i kontorsprojektet och 6 i service. Johans 48 timmar beror på att elinstallationen i skolan har planerats till en hel vecka på 40 timmar samtidigt som han har 8 timmar jour.

Hitta överbelastningen vecka för vecka

Teamets beläggning i vecka 2 är 212 ÷ 200 = 106 %. Det låter hanterbart, men siffran döljer var problemet sitter. Räknar du per person blir bilden en annan:

Tre personer är överbelastade samtidigt som Sara har tolv lediga timmar. Det är det typiska mönstret: teamet har nästan kapacitet nog, men arbetet ligger på fel personer. En kalender visar inte detta, eftersom den visar möten och inte timmar per projekt. Det är också därför en överbelastning ofta upptäcks först när en aktivitet blir sen.

Gå igenom planen vecka för vecka och börja med de röda och orangea cellerna. Fråga för varje överbelastning: är timmarna rätt uppskattade, måste arbetet göras just den veckan, och kan någon annan göra det?

Gör genomgången till en fast rutin. Många team går igenom de kommande två till fyra veckorna en gång i veckan, till exempel på fredagen: nya uppdrag läggs in, ändrade uppskattningar förs in och överbelastningar löses innan veckan börjar. Det tar en kvart när planen är aktuell, men blir ett stort jobb om den bara uppdateras en gång i månaden.

Titta även framåt. I exemplet planeras vecka 9–12 med mycket låg beläggning eftersom skolan och kontoret är klara – det är ett tecken på att nya uppdrag behöver komma in, inte på att teamet är för stort.

Flytta eller skjuta upp arbete

Det finns i princip tre sätt att lösa en överbelastning: flytta arbete till någon med ledig tid, skjuta arbete till en vecka med ledig kapacitet eller minska arbetet. I exemplet gör teamet två steg. Det tredje alternativet – att minska arbetet – innebär att prata med kunden eller beställaren om omfattning eller tidpunkt, till exempel att en del av kontorsinstallationen görs i en senare etapp. Det är ofta det mest effektiva men kräver ett beslut utanför teamet.

Steg 1: få teamet till 100 %

• Flytta 10 timmar från Erik till Sara i kontorsprojektet. Sara tar över ritningsgranskningen. Erik får 42 timmar, Sara 38.
• Skjut 12 timmar av Johans arbete till vecka 3, där han bara hade 28 timmar. Johan får 36 timmar i vecka 2 och 40 i vecka 3.

Nu är vecka 2 på 42 + 38 + 44 + 40 + 36 = 200 timmar, 100 %. Vecka 3 ökar från 178 till 190 timmar, 95 %.

Steg 2: kontrollera varje person

Teamet ligger på 100 %, men Erik har fortfarande 42 timmar (105 %) och Omar 44 (110 %). Därför flyttas ytterligare två timmar service från Erik till Sara och fyra timmar i skolprojektet från Omar till Johan. Totalen är fortfarande 200 timmar, men nu har alla fem 40 timmar.

Att alla ligger på exakt 100 % är i praktiken en ansträngd plan – det finns ingen marginal för sjukdom eller oväntade ärenden. Därför är det klokt att räkna med en lägre kapacitet än arbetstiden, som i det första avsnittet. Kontrollera också att flyttningen inte förskjuter ett beroende: skjuter du Johans arbete en vecka kan nästa aktivitet i skolprojektet behöva flyttas. Hur du följer en sådan förskjutning i tidplanen visar vårt exempel på Gantt-schema i Excel när en aktivitet blir sen.

När räcker Excel – och när behövs ett resursplaneringssystem?

Excel räcker långt för ett team som planerar i veckor och timmar och där en person håller i planen. Ett system börjar löna sig när fler personer behöver ändra i planen samtidigt, när tidrapporteringen ska kopplas direkt mot planen, när ni planerar på timnivå per dag eller när ni har många fler projekt och personer.

Väljer ni Excel blir arbetssättet viktigare än verktyget. Låt en person äga filen och göra ändringarna, spara den på en gemensam plats i stället för att skicka den som bilaga, och spara en daterad kopia när veckoplanen har låsts. Då går det i efterhand att se vad som var planerat och jämföra med vad som faktiskt blev gjort.

En jämförelse mellan Excel och verktyg som Trello, Monday och Asana finns i vår guide projektplan i Excel eller SaaS-verktyg. Behöver du även mål, budget och risker för ett enskilt projekt, se vårt ifyllda exempel på projektplan för ett byggprojekt.

Så gör du i Resursplanering Mall Excel

1. Inställningar: registrera teammedlemmar med roll, avdelning och kapacitet i timmar per vecka (upp till 15 personer), och projekt med projektledare, status, start- och slutvecka och prioritet (upp till 10 projekt).
2. Resurstilldelning: en rad per person och projekt med timmar för vecka 1–12. Totalt och snitt per vecka räknas fram per rad.
3. Beläggningsgrad: överst summan av timmar per person och vecka, nedanför beläggningen i procent med fem färgnivåer: 0–50 %, 51–80 %, 81–100 %, 101–120 % och över 120 %.
4. Projektvy: timmar per projekt och vecka och vilka personer som är tilldelade.
5. Teamöversikt: kapacitet för tolv veckor, tilldelat, beläggning och vilka projekt varje person arbetar i.
6. Dashboard: fem diagram – beläggning per medarbetare, timmar per projekt, veckotrend, kapacitet mot tilldelat och projektstatus.

Två saker är bra att veta. Kolumnerna ”Snitt %” och ”Status” på bladet Beläggningsgrad bygger på snittet för hela tolvveckorsperioden. En enskild vecka på 130 % kan därför ge status OK om resten av perioden är lugnare – läs alltid veckokolumnerna för att hitta topparna. Samma sak gäller rutan ”Överbelastade” på startbladet, som räknar personer vars snitt för perioden ligger över 100 %. Och kapaciteten anges per person och inte per vecka; lägg in semester och annan frånvaro som en egen rad i resurstilldelningen, så att timmarna räknas mot kapaciteten.

Mallen är formelbaserad och använder inga makron. Den räknar och färgmarkerar, men omplaneringen – vem som tar över, vad som kan vänta – gör du själv.