Excel-mallar för svenska företag: välj efter uppgift

Att göra en företagsbudget i ett tomt Excel-ark slutar ofta med röriga formler och saknade kopplingar. Mallen ger en färdig struktur med resultatbudget för 12 månader, likviditetsbudget där du lägger in in- och utbetalningarna, lönekalkyl med arbetsgivaravgifter, investeringsplan, momsöversikt per kvartal, nyckeltal och break-even.

Jämförelsefliken ställer budget mot utfall per månad, så att du ser var avvikelserna finns inför styrelsemöte eller bankkontakt.

Uppgift: ta fram en historisk kassaflödesanalys med indirekt metod för ett svenskt aktiebolag. Du utgår från två avslutade perioder, tre balanser och dokumenterade betalningar. Arbetsboken visar hur rörelsekapital, investeringar och finansiering påverkar likvida medel, och avstämningar pekar ut differenser mot utgående kassa. Se ett räkneexempel på kassaflödesanalys med indirekt metod.

Uppgift: föra aktieboken i ett mindre aktiebolag som inte är avstämningsbolag. Mallen har ägarregister, historik per ägarperiod, röster och kapital var för sig, kontroll av överlappande aktienummer samt utskrifter av aktiebok och ägarutdrag som hämtar uppgifterna från registren. Se ett aktiebok exempel med delöverlåtelse av aktier.

Lagervärdering vid bokslut är ett vanligt felmoment hos småföretag. Du registrerar inköpen, och mallen beräknar FIFO-värdet per artikel och jämför huvudregeln med alternativregeln (97 procent av det sammanlagda anskaffningsvärdet). Registrera inköpen i datumordning – FIFO-beräkningen följer radordningen.

Mallen har 12 månadsflikar med daglig registrering, röda dagar markerade, semesteröversikt och en årsöversikt med nyckeltal. Den passar timanställda, konsulter och personal med flextid som vill ha ett löneunderlag utan ett separat tidrapporteringssystem.

Schemaläggning är tidskrävande när du samtidigt ska hålla koll på 40 timmar i veckan, 11 timmars dygnsvila och 36 timmars veckovila. I mallen väljer du skiftkod per anställd och dag för upp till 25 anställda. Kontrollfliken markerar kända passföljder med för kort dygnsvila (till exempel kväll följt av dag), sjudagarsblock över 40 timmar och block med färre än två lediga dagar. OB-tillägg och personalkostnad räknas per anställd och avdelning.

Att hålla reda på semesterdagar utan HR-system blir svårare för varje ny medarbetare. Mallen ger en översikt över alla anställdas ledighet, räknar semesterdagar (25 eller 28 per år), uppdaterar saldot när du godkänner en ledighetsansökan och har svenska helgdagar inlagda, så att du ser när för många är lediga samtidigt.

En kompetensmatris visar vilka färdigheter teamet har, på vilken nivå och var det finns luckor som kan stoppa leveranser. Mallen rymmer 25 medarbetare och 12 kompetenser med färgkodad matris, gap-analys och utbildningsplan – användbar inför medarbetarsamtal, rekrytering och budgetarbete.

Mallen ersätter ofta verktyg som Trello, Monday.com eller Asana för mindre projekt: aktivitetsplan för 50 aktiviteter, Gantt-schema med veckonummer, riskanalys med 5×5-matris, arbetsmiljöregister, styrgrupp och projektteam samt en översikt som visar budget mot förbrukat. Ingen månadskostnad och ingen gräns för antal projekt – men heller ingen samtidig redigering som i en webbtjänst.

Momsdeklaration, försäkringsförnyelser, kampanjer, medarbetarsamtal, bokslut – återkommande uppgifter hamnar lätt i någons huvud i stället för i ett delat underlag. I årshjulet lägger du in upp till 100 aktiviteter med månad och kategori och ser dem som cirkulärt årshjul, tidslinje och lista.

Ibland behöver du ingen fullständig projektplan – bara en tydlig tidsplan. Mallen har plats för 25 aktiviteter och 10 milstolpar med fas, status och prioritet, en månadsvis tidslinje och en översikt. Passar en produktlansering, en flytt eller en kampanj.

Enligt arbetsmiljölagen ska alla arbetsgivare bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete: undersöka, riskbedöma, åtgärda och följa upp. Mallen har riskregister för 100 risker, en 5×5-matris för sannolikhet och konsekvens och en handlingsplan där varje risk kopplas till åtgärd, ansvarig och datum. Strukturen följer stegen i AFS 2023:1.

Uppgift: samla företagets behandlingar – kunder, personal, leverantörer – med ändamål, ansvariga, mottagare och underlag, med artikel 30.1 i dataskyddsförordningen som utgångspunkt. Fältkontroller visar ofullständiga uppgifter, och en arbetslista hjälper dig att följa granskningsdatum och öppna åtgärder.

Uppgift: planera och följa upp entreprenörens egenkontroller. Varje utförande hänvisar till kontrollpunkt och dokument-ID, åtgärder och efterkontroller har egna fält, och översikten visar andel klara punkter, kvarvarande arbete och försenade moment. Mallen kräver Excel 2019 eller Microsoft 365. Se också ett ifyllt exempel på egenkontroll i bygg med efterkontroll av en underkänd punkt.

Uppgift: registrera avvikelser, utreda grundorsaken med 5 varför och fiskbensdiagram, planera korrigerande åtgärder med ansvarig och måldatum och verifiera att åtgärden fungerade. Tio sammankopplade blad byggda kring kraven i ISO 9001:2015 avsnitt 10.2, med ledtider, förseningar och trender i en översikt. Se hur det fungerar i ett ifyllt exempel på avvikelserapport med 5 varför och effektkontroll.

Uppgift: hålla koll på Heta Arbeten, truckkort, lift, HLR, ID06 och andra behörigheter. Du anger person, certifikattyp och utfärdat datum; mallen räknar utgångsdatum, dagar kvar och status (giltig, utgår snart, utgången) utifrån giltighetstider som du styr på ett eget blad, och visar allt i en färgkodad matris.

Uppgift: visa att mätinstrumenten är kalibrerade i tid, med ISO 9001:2015 avsnitt 7.1.5 som utgångspunkt. Du loggar varje kalibrering med datum, laboratorium, avvikelse, mätosäkerhet och tolerans; mallen räknar nästa kalibrering, dagar kvar, om instrumentet ligger inom tolerans och TUR, och dokumenterar spårbarheten.

Uppgift: föra den förteckning över kemiska produkter som egenkontrollförordningen (1998:901) kräver av tillstånds- och anmälningspliktiga verksamheter, och följa upp kemiska arbetsmiljörisker. Nio sammankopplade blad för förteckning, riskbedömning, register över säkerhetsdatablad med varning för gamla versioner, förvaring och utfasning av CMR- och SVHC-ämnen.

Använder du privat bil i tjänsten behöver du kunna visa underlag för milersättningen, och en körjournal är det enklaste sättet. Mallen har fält för datum, mätarställning, start- och slutadress, ärende och uppdelning tjänst/privat, och räknar mil och ersättning med de satser du anger. För den som kör 2 500 mil per år i tjänsten handlar det om tiotusentals kronor i skattefri ersättning.

Mallen ger en 30-årsplan där du listar byggnadsdelar som tak, fasad, värmesystem och stammar med livslängd, åtgärdsår och beräknad kostnad. Fondprognosen visar om avsättningen räcker för de planerade åtgärderna eller om avgiften behöver ses över. Observera att en teknisk underhållsplan i en ekonomisk plan ska omfatta 50 år – 30 år räcker inte som underlag för det kravet.

Står du inför en investering – en maskin, en ny lokal, en expansion – räcker det inte med ett grundscenario. Mallen räknar nuvärde (NPV), internränta (IRR) och återbetalningstid, och visar hur resultatet påverkas när du ändrar en eller två variabler, i scenarier med sannolikhetsviktning, i ett tornadodiagram och i en nollpunktsanalys. Då ser du vilka antaganden som avgör beslutet.

Kassabok Excel är gjord för hushåll och privatpersoner: du registrerar transaktioner i kategorier och får hushållsbudget, månads- och årsöversikt, jämförelse med Konsumentverkets referensvärden, skuldöversikt och sparmål. För en förenings bokföring passar i stället Bokföring Ideell Förening Excel.

Mata in lånebelopp, ränta och löptid och se månadskostnad, total räntekostnad och amorteringsplanen år för år. Du kan testa ränteförändringar, extra amortering och jämföra upp till tre lånerbjudanden.